データ保護通知

London HomestaysはHome from Home Student Services Ltdが提供するサービスです。私たちはホームステイを手配し、該当する場合は学生寮も手配します。

また、同じ会社の下で語学コース向けの関連ウェブサイト、UK Study English（以前はLondon Study English）も運営しています。両方のサービスを利用する場合、お問い合わせや予約を処理するために必要な場合、限られた連絡先情報と予約/問い合わせ情報を共有することがあります。

この通知は、以下の場合に個人データをどのように収集、使用、保存、共有するかを説明します：（a）当社を通じて宿泊施設を予約する場合、（b）ホストになるか当社と協力するために申請する場合、または（c）ウェブサイト、電話、メールで当社に連絡する場合。

私たちは個人データを第三者に販売しません。

収集する情報は、あなたとの関係によって異なります。以下を含む場合があります：

• 身元と連絡先の詳細（名前、生年月日、国籍、連絡先の詳細）。
• 予約情報（日程、希望、到着の詳細、緊急連絡先の詳細）。
• 学校、エージェント、または後見人の詳細（該当する場合）。
• 当社と共有することを選択したサポートニーズ（例：医療/食事のニーズやアクセシビリティ要件）。
• 当社とのコミュニケーション（メール、メッセージ、提起された問題に関するメモ）。

• 身元と連絡先の詳細（名前、住所、電話/メール）。
• プレースメントに使用されるホストプロフィール情報（例：世帯の詳細、設備、ハウスルール、一般的な場所/交通情報、提供された場合は写真）。
• 住居評価とレビューからの適性と安全性情報。
• プレースメントに必要な場合の犯罪歴確認のステータス/情報（セクション5を参照）。
• ホスティング料金の支払いのための銀行/支払い詳細。
• 当社とのコミュニケーション（メール、メッセージ、プレースメントに関するメモ）。

• ビジネス連絡先の詳細（名前、役職、メール/電話、組織）。
• 予約とプレースメントのコミュニケーション。

他の人（例：世帯員や緊急連絡先）に関する個人データを提供する場合は、その人が詳細を共有したことを知っていることを確認し、この通知を参照するよう案内してください。

英国データ保護法では、個人データを使用するための法的根拠を持つことが求められています。私たちが依拠する最も一般的な法的根拠は次のとおりです：

• 契約 – あなたが要求するサービスを提供するため（例：予約の手配と管理）。
• 正当な利益 – ビジネスを安全かつ効果的に運営するため（例：サービスの改善、詐欺防止、保護と福祉のサポート）。
• 法的義務 – 法的要件を満たすため（例：税務および会計記録）。
• 同意 – 求めた場合（例：特定のマーケティングコミュニケーション）。いつでも同意を撤回できます。
• 重大な利益 – 緊急時に誰かの生命を守るため。

通常、以下の目的で個人データを使用します：

• ホストからの申請を評価し、ホストアカウントを管理する。
• 宿泊施設を手配し、予約を適切な宿泊施設とマッチングする。
• ホストが予約を検討して受け入れるために必要な情報を共有し、確認後は予約をサポートする。
• 到着、出発、継続的なプレースメントサポートを管理する。
• 問い合わせ、苦情、プレースメントの問題を処理する。
• 支払いを行い、請求書を発行し、アカウントを管理する。
• 学生、ホスト、世帯員を保護する（保護と福祉の懸念を含む）。
• 法的、規制、保険、監査の要件を満たす。
• システムのセキュリティを維持し、誤用や詐欺を防ぐ。

時には、健康情報（例：アレルギーや医療ニーズ）や保護上の懸念に関連する情報など、より機密性の高い情報を扱う必要がある場合があります。

必要な場合にのみこの情報を使用し、安全に保ち、アクセスできる人を制限するために特別な注意を払います。法的根拠は状況によって異なり、緊急時の同意や重大な利益を含む場合があります。

18歳未満の個別プレースメントは16-17歳のみが対象です。16歳未満を個別にプレースメントすることはありません。16歳未満のグループ旅行については、独自の保護およびデータ保護体制を持つパートナー組織を通じて宿泊施設を手配する場合があります。

18歳未満のプレースメントについては、メインホストが個別のDBS確認を受けることがポリシーです。通常、家に住む他の成人も犯罪歴確認の対象となります。

DBS証明書番号やDBS証明書のコピーを学生、保護者/後見人、学校、エージェントと共有することはありません。DBS関連情報は、確認を手配、検証、記録し、18歳未満のプレースメントの適性を評価するために使用します。

プレースメントを手配および管理するために、予約当事者とホスト世帯の間で特定の情報を共有する必要があります。これはサービス提供の通常の部分です。

学生、保護者/後見人、学校、エージェントがプレースメントを検討し確認できるように、ホストプロフィール情報を共有する場合があります。ホストプロフィール情報には、写真、世帯の詳細、設備、ハウスルール、一般的な場所/交通情報が含まれる場合があります。多くの場合、ホストプロフィールは学校やエージェントと共有され、予約プロセスの一部として学生や保護者/後見人と共有されます。

ホストが予約を受け入れるかどうかを決定し、学生を受け入れる準備ができるように、学生の予約情報をホスト世帯と共有します。これには通常、学生の名前、年齢、予約日程、到着の詳細、緊急連絡先の詳細、および学生/保護者/学校/エージェントが当社と共有することを選択した関連するサポートニーズや希望が含まれます。宿泊プレースメントにパスポートのコピーやビザ書類は必要ありません。

プレースメントの手配に必要な情報の共有を望まない場合、サービスを提供できない場合があります。

この通知に記載された目的に必要な場合にのみ個人データを共有します。状況に応じて、以下が含まれる場合があります：

• ホスト世帯（学生の予約のため）。
• 学生、保護者/後見人、学校、エージェント（プレースメントの選択と予約管理のため）。
• 当社の運営をサポートするサービスプロバイダー（例：IT、メール、ドキュメントストレージ、支払いプロバイダー）。
• 必要に応じて専門アドバイザー（例：会計士、保険会社、法律アドバイザー）。
• 深刻な安全上の懸念がある場合、または法律で義務付けられている場合の関連当局または緊急サービス（例：警察、地方自治体の保護サービス）。
• 該当する場合、当社を通じて宿泊施設を手配するパートナー組織（例：特定のグループ旅行のため）。

学校、エージェント、または後見人が予約を手配する場合、彼らはあなたの個人データの別個の管理者である可能性があります。サービスを提供し、保護と福祉の懸念を管理するために必要に応じて彼らと情報を共有します。

当社の顧客やパートナーの一部は英国外に拠点を置いています。実際には、これには予約プロセスの一部として英国外の学校、エージェント、学生、および/または保護者/後見人とホストプロフィールと予約情報を共有することが含まれる場合があります。

個人データが英国外に転送される場合、適切な保護措置が講じられていることを確認するための措置を講じます。目的地と状況に応じて、これには英国の妥当性規制への依拠または承認された契約上の保護の使用が含まれる場合があります。

アクセス制御や安全なシステムなど、個人データを保護するための適切な技術的および組織的措置を使用しています。送信または保存の方法は完全にリスクフリーではありませんが、リスクを軽減するための合理的な措置を講じています。

この通知に記載された目的に必要な期間のみ個人データを保持します。これには、法的、会計、保険、保護の要件を満たすことが含まれます。

記録の種類によって保持ニーズが異なるため、データを随時見直し、不要になったら安全に削除または匿名化します。苦情、法的請求を処理するために必要な場合、または法律で記録の保持が義務付けられている場合（例：税務および会計目的）、一部の記録をより長く保持する場合があります。

英国データ保護法の下で権利があります。これには以下の権利が含まれます：

• データがどのように使用されているかについて通知を受ける。
• 個人データのコピーにアクセスする。
• 不正確または不完全なデータを訂正する。
• データの削除を要求する（特定の状況で）。
• データの使用方法を制限する（特定の状況で）。
• 正当な利益に基づく処理に異議を唱える（ダイレクトマーケティングを含む）。
• データポータビリティを要求する（特定の状況で）。
• 処理が同意に基づく場合、同意を撤回する。

権利を行使するには、「概要」ボックスの詳細を使用してお問い合わせください。対応する前に身元確認が必要な場合があります。1か月以内に対応します。複雑なリクエストの場合、最大2か月延長する場合があり、理由を説明します。

法的（または同様に重要な）効果を生む自動処理のみに基づいてあなたについての決定を行うことはありません。

予約やホスティングの手配に関するサービス関連のコミュニケーションを送信する場合があります。マーケティングコミュニケーションを送信する場合、提供された配信停止オプションを使用するか、当社に連絡することでいつでもオプトアウトできます。

当社のウェブサイトは、機能を支援し、人々がどのように使用しているかを理解するためにCookieや類似の技術を使用する場合があります。ブラウザの設定を通じて、また利用可能な場合はウェブサイトのCookie設定を通じてCookieを管理できます。

個人データの使用方法について懸念がある場合は、まず当社にご連絡ください。問題の解決を試みます。また、英国の規制機関であるInformation Commissioner’s Office（ICO）に苦情を申し立てる権利もあります。

この通知を定期的に見直し、法律や当社の運営方法の変更を反映するために更新する場合があります。最新版は当社のウェブサイトに公開されます。

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