Datenschutzhinweis

London Homestays ist ein Service von Home from Home Student Services Ltd. Wir arrangieren Gastfamilienaufenthalte und, wo zutreffend, Studentenresidenzen.

Wir betreiben auch eine verwandte Website für Sprachkurse, UK Study English (früher London Study English), unter derselben Firma. Wenn Sie beide Dienste nutzen, können wir begrenzte Kontakt- und Buchungs-/Anfrageinformationen zwischen ihnen teilen, wenn dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Buchung erforderlich ist.

Dieser Hinweis erklärt, wie wir personenbezogene Daten erfassen, verwenden, speichern und teilen, wenn Sie: (a) Unterkunft bei uns buchen, (b) sich als Gastgeber bewerben oder mit uns arbeiten, oder (c) uns über unsere Website, Telefon oder E-Mail kontaktieren.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte.

Die Informationen, die wir erfassen, hängen von Ihrer Beziehung zu uns ab. Sie können umfassen:

• Identität und Kontaktdaten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Kontaktdaten).
• Buchungsinformationen (Daten, Präferenzen, Ankunftsdetails, Notfallkontaktdaten).
• Schul-, Agenten- oder Vormundschaftsdetails (falls zutreffend).
• Unterstützungsbedürfnisse, die Sie mit uns teilen möchten (z.B. medizinische/diätetische Bedürfnisse oder Zugänglichkeitsanforderungen).
• Kommunikation mit uns (E-Mails, Nachrichten, Notizen zu aufgeworfenen Fragen).

• Identität und Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon/E-Mail).
• Gastgeberprofil-Informationen für Unterbringungen (z.B. Haushaltsdetails, Einrichtungen, Hausregeln, allgemeine Standort-/Reiseinformationen und Fotos, falls bereitgestellt).
• Eignungs- und Sicherheitsinformationen aus Hausbewertungen und Überprüfungen.
• Status/Informationen zur Überprüfung des Strafregisters, wenn für Unterbringungen erforderlich (siehe Abschnitt 5).
• Bank-/Zahlungsdetails für die Zahlung von Gastgebühren.
• Kommunikation mit uns (E-Mails, Nachrichten, Notizen zu Unterbringungen).

• Geschäftliche Kontaktdaten (Name, Rolle, E-Mail/Telefon, Organisation).
• Buchungs- und Unterbringungskommunikation.

Wenn Sie personenbezogene Daten über jemand anderen angeben (z.B. ein Haushaltsmitglied oder einen Notfallkontakt), sollten Sie sicherstellen, dass diese Person weiß, dass Sie ihre Daten geteilt haben, und sie auf diesen Hinweis verweisen.

Das britische Datenschutzrecht verlangt, dass wir eine Rechtsgrundlage für die Verwendung personenbezogener Daten haben. Die häufigsten Rechtsgrundlagen, auf die wir uns stützen, sind:

• Vertrag – um die von Ihnen angeforderten Dienste bereitzustellen (z.B. Buchung arrangieren und verwalten).
• Berechtigte Interessen – um unser Geschäft sicher und effektiv zu führen (z.B. Dienste verbessern, Betrug verhindern und Schutz und Wohlbefinden unterstützen).
• Rechtliche Verpflichtung – um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen (z.B. Steuer- und Buchhaltungsunterlagen).
• Einwilligung – wenn wir darum bitten (z.B. bestimmte Marketingkommunikationen). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Lebenswichtige Interessen – um das Leben von jemandem in einem Notfall zu schützen.

Wir verwenden personenbezogene Daten typischerweise für folgende Zwecke:

• Bewerbungen von Gastgebern bewerten und Gastgeberkonten verwalten.
• Unterkunft arrangieren und Buchungen mit geeigneter Unterkunft abgleichen.
• Informationen teilen, die ein Gastgeber benötigt, um eine Buchung zu prüfen und zu akzeptieren, und die Buchung nach Bestätigung zu unterstützen.
• Ankünfte, Abreisen und laufende Unterbringungsunterstützung verwalten.
• Anfragen, Beschwerden und Unterbringungsprobleme bearbeiten.
• Zahlungen vornehmen, Rechnungen ausstellen und Konten verwalten.
• Studenten, Gastgeber und Haushaltsmitglieder schützen (einschließlich Schutz- und Wohlfahrtsbelange).
• Rechtliche, regulatorische, Versicherungs- und Prüfungsanforderungen erfüllen.
• Die Sicherheit unserer Systeme aufrechterhalten und Missbrauch oder Betrug verhindern.

Manchmal müssen wir sensiblere Informationen verarbeiten, wie Gesundheitsinformationen (z.B. Allergien oder medizinische Bedürfnisse) oder Informationen im Zusammenhang mit Schutzbelangen.

Wir verwenden diese Informationen nur, wenn es notwendig ist, und treffen zusätzliche Vorkehrungen, um sie sicher zu halten und den Zugang zu beschränken. Die Rechtsgrundlage hängt von der Situation ab und kann Einwilligung oder lebenswichtige Interessen in einem Notfall umfassen.

Unsere individuellen Unterbringungen für unter 18-Jährige sind nur für 16-17-Jährige. Wir platzieren unter 16-Jährige nicht individuell. Für Gruppenreisen von unter 16-Jährigen kann die Unterkunft über eine Partnerorganisation mit eigenen Schutz- und Datenschutzvereinbarungen arrangiert werden.

Für Unterbringungen von unter 18-Jährigen ist unsere Richtlinie, dass der Hauptgastgeber eine individuelle DBS-Prüfung haben muss. Andere Erwachsene, die normalerweise im Haushalt wohnen, unterliegen ebenfalls Strafregisterprüfungen.

Wir teilen keine DBS-Zertifikatsnummern oder Kopien von DBS-Zertifikaten mit Studenten, Eltern/Erziehungsberechtigten, Schulen oder Agenten. Wir verwenden DBS-bezogene Informationen, um Prüfungen zu arrangieren, zu verifizieren oder aufzuzeichnen und die Eignung für Unterbringungen von unter 18-Jährigen zu bewerten.

Um eine Unterbringung zu arrangieren und zu verwalten, müssen wir bestimmte Informationen zwischen der buchenden Partei und dem Gasthaushalt teilen. Dies ist ein normaler Teil unserer Dienstleistung.

Wir können Gastgeberprofil-Informationen mit Studenten, Eltern/Erziehungsberechtigten, Schulen und Agenten teilen, damit sie eine Buchung prüfen und bestätigen können. Gastgeberprofil-Informationen können Fotos, Haushaltsdetails, Einrichtungen, Hausregeln und allgemeine Standort-/Reiseinformationen umfassen. In vielen Fällen werden Gastgeberprofile mit Schulen oder Agenten geteilt, die sie dann als Teil des Buchungsprozesses mit dem Studenten und/oder Eltern/Erziehungsberechtigten teilen.

Wir teilen Studentenbuchungsinformationen mit dem Gasthaushalt, damit der Gastgeber entscheiden kann, ob er die Buchung annehmen kann, und sich auf die Unterbringung des Studenten vorbereiten kann. Dies umfasst typischerweise den Namen des Studenten, Alter, Buchungsdaten, Ankunftsdetails, Notfallkontaktdaten und relevante Unterstützungsbedürfnisse oder Präferenzen, die der Student/Eltern/Schule/Agent mit uns teilen möchte. Wir verlangen keine Passkopien oder Visadokumente für Unterkunftsunterbringungen.

Wenn Sie nicht möchten, dass wir die für eine Unterbringung erforderlichen Informationen teilen, können wir den Service möglicherweise nicht erbringen.

Wir teilen personenbezogene Daten nur, wenn es für die in diesem Hinweis genannten Zwecke erforderlich ist. Je nach Umständen kann dies umfassen:

• Gasthaushalte (für Studentenbuchungen).
• Studenten, Eltern/Erziehungsberechtigte, Schulen oder Agenten (für Unterbringungsauswahl und Buchungsverwaltung).
• Dienstleister, die unseren Betrieb unterstützen (z.B. IT, E-Mail, Dokumentenspeicherung und Zahlungsanbieter).
• Professionelle Berater (z.B. Buchhalter, Versicherer, Rechtsberater) bei Bedarf.
• Zuständige Behörden oder Rettungsdienste bei ernsthaften Sicherheitsbedenken oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. Polizei, lokale Schutzdienste).
• Partnerorganisationen, wenn wir Unterkunft über sie arrangieren (z.B. für bestimmte Gruppenreisen), falls zutreffend.

Wenn eine Schule, ein Agent oder ein Vormund eine Buchung arrangiert, können sie ein separater Verantwortlicher Ihrer personenbezogenen Daten sein. Wir werden Informationen mit ihnen nach Bedarf teilen, um den Service bereitzustellen und Schutz- und Wohlfahrtsbelange zu verwalten.

Einige unserer Kunden und Partner befinden sich außerhalb des Vereinigten Königreichs. In der Praxis kann dies das Teilen von Gastgeberprofilen und Buchungsinformationen mit Schulen, Agenten, Studenten und/oder Eltern/Erziehungsberechtigten außerhalb des Vereinigten Königreichs als Teil des Buchungsprozesses umfassen.

Wenn personenbezogene Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs übermittelt werden, ergreifen wir Maßnahmen, um angemessene Schutzmaßnahmen zu gewährleisten. Je nach Zielort und Umständen kann dies die Berufung auf UK-Angemessenheitsvorschriften oder die Verwendung genehmigter vertraglicher Schutzmaßnahmen umfassen.

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, wie Zugriffskontrollen und sichere Systeme. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist völlig risikofrei, aber wir ergreifen angemessene Maßnahmen zur Risikominimierung.

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie wir sie für die in diesem Hinweis genannten Zwecke benötigen, einschließlich zur Erfüllung rechtlicher, buchhalterischer, Versicherungs- und Schutzanforderungen.

Da die Aufbewahrungsbedürfnisse je nach Dokumentenart variieren, überprüfen wir Daten von Zeit zu Zeit und löschen oder anonymisieren sie sicher, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Wir können einige Unterlagen länger aufbewahren, wenn dies zur Bearbeitung von Beschwerden, Rechtsansprüchen erforderlich ist oder wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Unterlagen aufzubewahren (z.B. für Steuer- und Buchhaltungszwecke).

Sie haben Rechte nach britischem Datenschutzrecht. Diese umfassen das Recht:

• Darüber informiert zu werden, wie Ihre Daten verwendet werden.
• Eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern.
• Ungenaue oder unvollständige Daten zu korrigieren.
• Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (unter bestimmten Umständen).
• Die Verwendung Ihrer Daten einzuschränken (unter bestimmten Umständen).
• Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (einschließlich Direktmarketing).
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (unter bestimmten Umständen).
• Die Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung basiert.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns über die Details im Kasten „Auf einen Blick“. Möglicherweise müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir antworten. Wir antworten innerhalb eines Monats. Bei komplexen Anfragen können wir dies um bis zu zwei Monate verlängern und erklären warum.

Wir treffen keine Entscheidungen über Sie ausschließlich auf der Grundlage automatisierter Verarbeitung, die rechtliche (oder ähnlich bedeutsame) Auswirkungen hat.

Wir können servicebezogene Mitteilungen zu Ihrer Buchung oder Ihren Gastgeberarrangements senden. Wenn wir Marketingmitteilungen senden, können Sie sich jederzeit über die bereitgestellte Abmeldeoption oder durch Kontaktaufnahme mit uns abmelden.

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden, um zu funktionieren und zu verstehen, wie Menschen sie nutzen. Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen und, falls verfügbar, über unsere Cookie-Einstellungen auf der Website verwalten.

Wenn Sie Bedenken haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, kontaktieren Sie uns bitte zuerst, damit wir versuchen können, das Problem zu lösen. Sie haben auch das Recht, sich beim britischen Regulator, dem Information Commissioner’s Office (ICO), zu beschweren.

Wir überprüfen diesen Hinweis regelmäßig und können ihn aktualisieren, um Änderungen des Gesetzes oder unserer Arbeitsweise widerzuspiegeln. Die neueste Version wird auf unserer Website veröffentlicht.

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