Avis de protection des données

London Homestays est un service fourni par Home from Home Student Services Ltd. Nous organisons des séjours en famille d’accueil et, le cas échéant, des résidences étudiantes.

Nous exploitons également un site web connexe pour les cours de langues, UK Study English (anciennement London Study English), sous la même société. Si vous utilisez les deux services, nous pouvons partager des informations de contact et de réservation/demande limitées entre eux lorsque cela est nécessaire pour traiter votre demande ou réservation.

Cet Avis explique comment nous collectons, utilisons, stockons et partageons les données personnelles lorsque vous : (a) réservez un hébergement par notre intermédiaire, (b) postulez pour accueillir ou travailler avec nous, ou (c) nous contactez via notre site web, téléphone ou email.

Nous ne vendons pas de données personnelles à des tiers.

Les informations que nous collectons dépendent de votre relation avec nous. Elles peuvent inclure :

• Identité et coordonnées (nom, date de naissance, nationalité, coordonnées).
• Informations de réservation (dates, préférences, détails d’arrivée, coordonnées d’urgence).
• Détails de l’école, de l’agent ou du tuteur (le cas échéant).
• Besoins de soutien que vous choisissez de partager avec nous (par exemple besoins médicaux/alimentaires ou exigences d’accessibilité).
• Communications avec nous (emails, messages, notes sur les problèmes soulevés).

• Identité et coordonnées (nom, adresse, téléphone/email).
• Informations du profil d’hôte utilisées pour les placements (par exemple détails du foyer, équipements, règles de la maison, informations générales de localisation/transport et photos si fournies).
• Informations d’aptitude et de sécurité provenant des évaluations et des avis sur le domicile.
• Statut/informations de vérification des antécédents judiciaires lorsque requis pour les placements (voir Section 5).
• Coordonnées bancaires/de paiement pour le versement des frais d’hébergement.
• Communications avec nous (emails, messages, notes sur les placements).

• Coordonnées professionnelles (nom, fonction, email/téléphone, organisation).
• Communications relatives aux réservations et aux placements.

Si vous fournissez des données personnelles concernant une autre personne (par exemple un membre du foyer ou un contact d’urgence), vous devez vous assurer qu’elle sait que vous avez partagé ses coordonnées et la renvoyer à cet Avis.

La loi britannique sur la protection des données exige que nous ayons une base légale pour utiliser les données personnelles. Les bases légales les plus courantes sur lesquelles nous nous appuyons sont :

• Contrat – pour fournir les services que vous demandez (par exemple organiser et gérer une réservation).
• Intérêts légitimes – pour gérer notre entreprise de manière sûre et efficace (par exemple améliorer les services, prévenir la fraude et soutenir la protection et le bien-être).
• Obligation légale – pour répondre aux exigences légales (par exemple documents fiscaux et comptables).
• Consentement – lorsque nous le demandons (par exemple certaines communications marketing). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
• Intérêts vitaux – pour protéger la vie de quelqu’un en cas d’urgence.

Nous utilisons généralement les données personnelles aux fins suivantes :

• Évaluer les candidatures des hôtes et gérer les comptes des hôtes.
• Organiser l’hébergement et faire correspondre les réservations avec un hébergement approprié.
• Partager les informations nécessaires pour qu’un hôte puisse considérer et accepter une réservation, et soutenir la réservation une fois confirmée.
• Gérer les arrivées, les départs et le soutien continu au placement.
• Traiter les demandes, les plaintes et les problèmes de placement.
• Effectuer des paiements, émettre des factures et gérer les comptes.
• Aider à protéger les étudiants, les hôtes et les membres du foyer (y compris les préoccupations de protection et de bien-être).
• Répondre aux exigences légales, réglementaires, d’assurance et d’audit.
• Maintenir la sécurité de nos systèmes et prévenir les abus ou la fraude.

Parfois, nous pouvons traiter des informations plus sensibles, telles que des informations de santé (par exemple allergies ou besoins médicaux) ou des informations liées à des préoccupations de protection.

Nous n’utilisons ces informations que lorsque c’est nécessaire, et nous prenons des précautions supplémentaires pour les garder en sécurité et limiter qui peut y accéder. La base légale dépendra de la situation et peut inclure le consentement ou les intérêts vitaux en cas d’urgence.

Nos placements individuels pour moins de 18 ans concernent uniquement les 16-17 ans. Nous ne plaçons pas individuellement les moins de 16 ans. Pour les voyages de groupe des moins de 16 ans, l’hébergement peut être organisé par une organisation partenaire ayant ses propres dispositions de protection et de protection des données.

Pour les placements de moins de 18 ans, notre politique est que l’hôte principal doit avoir une vérification DBS individuelle. Les autres adultes résidant normalement dans le foyer sont également soumis à des vérifications des antécédents judiciaires.

Nous ne partageons pas les numéros de certificat DBS ou les copies des certificats DBS avec les étudiants, parents/tuteurs, écoles ou agents. Nous utilisons les informations liées au DBS pour organiser, vérifier ou enregistrer les contrôles et évaluer l’aptitude pour les placements de moins de 18 ans.

Pour organiser et gérer un placement, nous devons partager certaines informations entre la partie réservante et le foyer d’accueil. C’est une partie normale de la fourniture de notre service.

Nous pouvons partager les informations du profil d’hôte avec les étudiants, parents/tuteurs, écoles et agents afin qu’ils puissent considérer et confirmer une réservation. Les informations du profil d’hôte peuvent inclure des photos, des détails sur le foyer, les équipements, les règles de la maison et des informations générales de localisation/transport. Dans de nombreux cas, les profils d’hôtes sont partagés avec les écoles ou les agents qui les partagent ensuite avec l’étudiant et/ou le parent/tuteur dans le cadre du processus de réservation.

Nous partageons les informations de réservation étudiant avec le foyer d’accueil afin que l’hôte puisse décider s’il peut accepter la réservation et se préparer à accueillir l’étudiant. Cela inclut généralement le nom de l’étudiant, l’âge, les dates de réservation, les détails d’arrivée, les coordonnées d’urgence et tout besoin de soutien ou préférence pertinent que l’étudiant/parent/école/agent choisit de partager avec nous. Nous n’exigeons pas de copies de passeport ou de documents de visa pour les placements d’hébergement.

Si vous ne souhaitez pas que nous partagions les informations nécessaires pour organiser un placement, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir le service.

Nous ne partageons les données personnelles que lorsque c’est nécessaire aux fins énoncées dans cet Avis. Selon les circonstances, cela peut inclure :

• Les foyers d’accueil (pour les réservations étudiantes).
• Les étudiants, parents/tuteurs, écoles ou agents (pour la sélection de placement et la gestion des réservations).
• Les prestataires de services qui soutiennent nos opérations (par exemple informatique, email, stockage de documents et fournisseurs de paiement).
• Les conseillers professionnels (par exemple comptables, assureurs, conseillers juridiques) si nécessaire.
• Les autorités compétentes ou les services d’urgence lorsqu’il y a une préoccupation sérieuse de sécurité ou que nous y sommes tenus par la loi (par exemple police, services de protection des autorités locales).
• Les organisations partenaires lorsque nous organisons l’hébergement par leur intermédiaire (par exemple pour certains voyages de groupe), le cas échéant.

Lorsqu’une école, un agent ou un tuteur organise une réservation, ils peuvent être un responsable du traitement distinct de vos données personnelles. Nous partagerons des informations avec eux selon les besoins pour fournir le service et gérer les préoccupations de protection et de bien-être.

Certains de nos clients et partenaires sont basés en dehors du Royaume-Uni. En pratique, cela peut inclure le partage de profils d’hôtes et d’informations de réservation avec des écoles, agents, étudiants et/ou parents/tuteurs en dehors du Royaume-Uni dans le cadre du processus de réservation.

Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors du Royaume-Uni, nous prenons des mesures pour garantir que des garanties appropriées sont en place. Selon la destination et les circonstances, cela peut inclure le recours aux réglementations d’adéquation du Royaume-Uni ou l’utilisation de protections contractuelles approuvées.

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour aider à protéger les données personnelles, telles que des contrôles d’accès et des systèmes sécurisés. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sans risque, mais nous prenons des mesures raisonnables pour réduire les risques.

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux fins énoncées dans cet Avis, y compris pour répondre aux exigences légales, comptables, d’assurance et de protection.

Comme les besoins de conservation varient selon le type de document, nous révisons les données de temps en temps et les supprimons ou les anonymisons de manière sécurisée lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Nous pouvons conserver certains documents plus longtemps lorsque c’est nécessaire pour traiter des plaintes, des réclamations juridiques, ou lorsque nous sommes tenus de conserver des documents par la loi (par exemple pour la fiscalité et la comptabilité).

Vous avez des droits en vertu de la loi britannique sur la protection des données. Ceux-ci incluent le droit de :

• Être informé de la façon dont vos données sont utilisées.
• Accéder à une copie de vos données personnelles.
• Corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Demander la suppression de vos données (dans certaines circonstances).
• Limiter la façon dont vos données sont utilisées (dans certaines circonstances).
• Vous opposer au traitement basé sur des intérêts légitimes (y compris le marketing direct).
• Demander la portabilité des données (dans certaines circonstances).
• Retirer votre consentement lorsque le traitement est basé sur le consentement.

Pour exercer vos droits, contactez-nous en utilisant les coordonnées de l’encadré « En bref ». Nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité avant de répondre. Nous répondrons dans un délai d’un mois. Pour les demandes complexes, nous pouvons prolonger ce délai jusqu’à deux mois et nous vous expliquerons pourquoi.

Nous ne prenons pas de décisions vous concernant uniquement sur la base d’un traitement automatisé qui produit des effets juridiques (ou des effets similaires significatifs).

Nous pouvons envoyer des communications liées au service concernant votre réservation ou vos arrangements d’hébergement. Lorsque nous envoyons des communications marketing, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en utilisant l’option de désabonnement fournie ou en nous contactant.

Notre site web peut utiliser des cookies et des technologies similaires pour l’aider à fonctionner et pour comprendre comment les gens l’utilisent. Vous pouvez gérer les cookies via les paramètres de votre navigateur et, lorsque disponible, via nos paramètres de cookies sur le site web.

Si vous avez des préoccupations concernant la façon dont nous utilisons vos données personnelles, veuillez d’abord nous contacter afin que nous puissions essayer de résoudre le problème. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du régulateur britannique, l’Information Commissioner’s Office (ICO).

Nous révisons régulièrement cet Avis et pouvons le mettre à jour pour refléter les changements de la loi ou de notre mode de fonctionnement. La dernière version sera publiée sur notre site web.

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• Politique Prevent