数据保护通知

London Homestays 是由 Home from Home Student Services Ltd 提供的一项服务。我们安排寄宿家庭住宿，并在适用情况下安排学生宿舍。

我们还在同一公司旗下运营一个语言课程相关网站 UK Study English（原名 London Study English）。如果您同时使用两项服务，我们可能会在必要时在两者之间共享有限的联系信息和预订/咨询信息，以处理您的咨询或预订。

本通知说明我们在以下情况下如何收集、使用、存储和共享个人数据：(a) 通过我们预订住宿，(b) 申请成为寄宿家庭或与我们合作，或 (c) 通过我们的网站、电话或电子邮件与我们联系。

我们不会将个人数据出售给第三方。

我们收集的信息取决于您与我们的关系。可能包括：

• 身份和联系信息（姓名、出生日期、国籍、联系方式）。
• 预订信息（日期、偏好、到达详情、紧急联系人信息）。
• 学校、代理机构或监护人信息（如适用）。
• 您选择与我们分享的支持需求（例如医疗/饮食需求或无障碍要求）。
• 与我们的沟通（电子邮件、消息、关于所提出问题的记录）。

• 身份和联系信息（姓名、地址、电话/电子邮件）。
• 用于安排住宿的寄宿家庭资料信息（例如家庭详情、设施、家规、一般位置/交通信息以及提供的照片）。
• 来自家庭评估和审查的适宜性和安全信息。
• 安排住宿所需的犯罪记录检查状态/信息（参见第5节）。
• 用于支付寄宿费用的银行/付款信息。
• 与我们的沟通（电子邮件、消息、关于住宿安排的记录）。

• 商务联系信息（姓名、职位、电子邮件/电话、所属机构）。
• 预订和住宿安排相关的沟通。

如果您提供他人的个人数据（例如家庭成员或紧急联系人），您应确保他们知道您已共享其信息，并请他们参阅本通知。

英国数据保护法要求我们在使用个人数据时具有法律依据。我们所依据的最常见法律依据包括：

• 合同——为提供您所请求的服务（例如安排和管理预订）。
• 合法利益——为安全有效地运营我们的业务（例如改善服务、防止欺诈以及支持安全保障和福利）。
• 法律义务——为满足法律要求（例如税务和会计记录）。
• 同意——在我们征求同意时（例如某些营销通讯）。您可以随时撤回同意。
• 重大利益——在紧急情况下为保护他人生命。

我们通常将个人数据用于以下目的：

• 评估寄宿家庭的申请并管理其账户。
• 安排住宿并将预订匹配到合适的住宿。
• 共享寄宿家庭考虑和接受预订所需的信息，并在预订确认后提供支持。
• 管理到达、离开和持续的住宿支持。
• 处理咨询、投诉和住宿问题。
• 处理付款、开具发票和管理账户。
• 帮助保护学生、寄宿家庭和家庭成员（包括安全保障和福利方面的关注）。
• 满足法律、监管、保险和审计要求。
• 维护我们系统的安全并防止滥用或欺诈。

有时我们可能会处理更为敏感的信息，例如健康信息（如过敏或医疗需求）或与安全保障相关的信息。

我们仅在必要时使用此类信息，并采取额外措施确保其安全并限制访问权限。法律依据将根据具体情况而定，可能包括同意或紧急情况下的重大利益。

我们的18岁以下个人住宿安排仅适用于16至17岁的学生。我们不为16岁以下的学生单独安排住宿。对于16岁以下的团体旅行，住宿可能通过合作机构安排，该机构有其自身的安全保障和数据保护安排。

对于18岁以下的住宿安排，我们的政策要求主要寄宿家庭成员必须持有个人DBS检查。家中通常居住的其他成年人也须接受犯罪记录检查。

我们不会与学生、家长/监护人、学校或代理机构共享DBS证书编号或DBS证书副本。我们使用与DBS相关的信息来安排、验证或记录检查，并评估18岁以下住宿安排的适宜性。

为安排和管理住宿，我们需要在预订方和寄宿家庭之间共享某些信息。这是我们提供服务的正常组成部分。

我们可能会与学生、家长/监护人、学校和代理机构共享寄宿家庭资料信息，以便他们考虑和确认预订。寄宿家庭资料信息可能包括照片、家庭详情、设施、家规以及一般位置/交通信息。在许多情况下，寄宿家庭资料会先共享给学校或代理机构，然后由他们作为预订流程的一部分分享给学生和/或家长/监护人。

我们将学生预订信息与寄宿家庭共享，以便寄宿家庭决定是否能够接受该预订并做好接待学生的准备。这通常包括学生姓名、年龄、预订日期、到达详情、紧急联系人信息以及学生/家长/学校/代理机构选择与我们分享的任何相关支持需求或偏好。我们不要求提供护照复印件或签证文件用于住宿安排。

如果您不希望我们共享安排住宿所需的信息，我们可能无法提供该服务。

我们仅在本通知所述目的所需时共享个人数据。根据具体情况，共享对象可能包括：

• 寄宿家庭（用于学生预订）。
• 学生、家长/监护人、学校或代理机构（用于住宿选择和预订管理）。
• 支持我们运营的服务提供商（例如IT、电子邮件、文件存储和支付服务提供商）。
• 在必要时咨询的专业顾问（例如会计师、保险公司、法律顾问）。
• 在存在严重安全问题或法律要求时的相关当局或紧急服务部门（例如警察、地方当局安全保障服务部门）。
• 当我们通过合作机构安排住宿时的合作机构（例如某些团体旅行），如适用。

当学校、代理机构或监护人安排预订时，他们可能是您个人数据的独立控制者。我们将根据需要与他们共享信息，以提供服务并管理安全保障和福利方面的关注。

我们的一些客户和合作伙伴位于英国境外。在实际操作中，这可能包括在预订过程中与英国境外的学校、代理机构、学生和/或家长/监护人共享寄宿家庭资料和预订信息。

当个人数据被传输到英国境外时，我们会采取措施确保适当的保障措施到位。根据目的地和具体情况，这可能包括依据英国充分性法规或使用经批准的合同保护措施。

我们采用适当的技术和组织措施来帮助保护个人数据，例如访问控制和安全系统。没有任何传输或存储方法是完全无风险的，但我们会采取合理措施来降低风险。

我们仅在本通知所述目的所需的期限内保留个人数据，包括满足法律、会计、保险和安全保障要求。

由于不同类型记录的保留需求各不相同，我们会定期审查数据，并在不再需要时安全删除或匿名化处理。在需要处理投诉、法律索赔或法律要求我们保留记录的情况下（例如出于税务和会计目的），我们可能会保留部分记录更长时间。

您根据英国数据保护法享有以下权利，包括：

• 了解您的数据如何被使用的权利。
• 获取您个人数据副本的权利。
• 更正不准确或不完整数据的权利。
• 在特定情况下请求删除您的数据的权利。
• 在特定情况下限制数据使用方式的权利。
• 反对基于合法利益进行处理的权利（包括直接营销）。
• 在特定情况下请求数据可携带性的权利。
• 在处理基于同意时撤回同意的权利。

如需行使您的权利，请使用”概览”部分的联系方式与我们联系。我们可能需要在回复前验证您的身份。我们将在一个月内回复。对于复杂的请求，我们可能将此期限延长最多两个月，届时我们会说明原因。

我们不会仅基于自动化处理对您做出产生法律效力（或类似重大影响）的决定。

我们可能会发送与您的预订或寄宿安排相关的服务通讯。当我们发送营销通讯时，您可以随时使用提供的取消订阅选项或联系我们来选择退出。

我们的网站可能使用 cookies 和类似技术来帮助网站运行并了解用户的使用方式。您可以通过浏览器设置管理 cookies，如果可用，也可以通过我们网站上的 cookie 设置进行管理。

如果您对我们使用您的个人数据有任何疑虑，请先与我们联系，以便我们尝试解决问题。您还有权向英国监管机构——信息专员办公室（ICO）投诉。

我们定期审查本通知，并可能根据法律变化或运营方式的变化进行更新。最新版本将发布在我们的网站上。

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