Avviso sulla protezione dei dati

London Homestays è un servizio fornito da Home from Home Student Services Ltd. Organizziamo soggiorni in famiglia ospitante e, dove applicabile, residenze studentesche.

Gestiamo anche un sito web correlato per corsi di lingua, UK Study English (precedentemente London Study English), sotto la stessa azienda. Se utilizzi entrambi i servizi, potremmo condividere informazioni di contatto e prenotazione/richiesta limitate tra di essi quando necessario per gestire la tua richiesta o prenotazione.

Questo Avviso spiega come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e condividiamo i dati personali quando: (a) prenoti un alloggio tramite noi, (b) fai domanda per ospitare o lavorare con noi, o (c) ci contatti tramite il nostro sito web, telefono o email.

Non vendiamo dati personali a terzi.

Le informazioni che raccogliamo dipendono dalla tua relazione con noi. Possono includere:

• Identità e dettagli di contatto (nome, data di nascita, nazionalità, dettagli di contatto).
• Informazioni sulla prenotazione (date, preferenze, dettagli di arrivo, dettagli di contatto di emergenza).
• Dettagli della scuola, dell’agente o del tutore (dove applicabile).
• Esigenze di supporto che scegli di condividere con noi (ad esempio esigenze mediche/dietetiche o requisiti di accessibilità).
• Comunicazioni con noi (email, messaggi, note sulle questioni sollevate).

• Identità e dettagli di contatto (nome, indirizzo, telefono/email).
• Informazioni del profilo host utilizzate per i collocamenti (ad esempio dettagli della famiglia, strutture, regole della casa, informazioni generali su posizione/trasporti e foto se fornite).
• Informazioni sull’idoneità e sulla sicurezza da valutazioni e recensioni della casa.
• Stato/informazioni sulla verifica dei precedenti penali quando richiesto per i collocamenti (vedi Sezione 5).
• Dettagli bancari/di pagamento per il pagamento delle tariffe di ospitalità.
• Comunicazioni con noi (email, messaggi, note sui collocamenti).

• Dettagli di contatto aziendali (nome, ruolo, email/telefono, organizzazione).
• Comunicazioni relative a prenotazioni e collocamenti.

Se fornisci dati personali su qualcun altro (ad esempio un membro della famiglia o un contatto di emergenza), dovresti assicurarti che sappia che hai condiviso i suoi dati e indirizzarlo a questo Avviso.

La legge britannica sulla protezione dei dati richiede che abbiamo una base giuridica per utilizzare i dati personali. Le basi giuridiche più comuni su cui ci basiamo sono:

• Contratto – per fornire i servizi richiesti (ad esempio organizzare e gestire una prenotazione).
• Interessi legittimi – per gestire la nostra attività in modo sicuro ed efficace (ad esempio migliorare i servizi, prevenire frodi e supportare la salvaguardia e il benessere).
• Obbligo legale – per soddisfare requisiti legali (ad esempio documenti fiscali e contabili).
• Consenso – quando lo richiediamo (ad esempio alcune comunicazioni di marketing). Puoi ritirare il consenso in qualsiasi momento.
• Interessi vitali – per proteggere la vita di qualcuno in caso di emergenza.

Utilizziamo tipicamente i dati personali per i seguenti scopi:

• Valutare le candidature degli host e gestire gli account degli host.
• Organizzare l’alloggio e abbinare le prenotazioni con alloggi adeguati.
• Condividere le informazioni necessarie affinché un host possa considerare e accettare una prenotazione e supportare la prenotazione una volta confermata.
• Gestire arrivi, partenze e supporto continuativo al collocamento.
• Gestire richieste, reclami e problemi di collocamento.
• Effettuare pagamenti, emettere fatture e gestire conti.
• Aiutare a proteggere studenti, host e membri della famiglia (incluse preoccupazioni di salvaguardia e benessere).
• Soddisfare requisiti legali, normativi, assicurativi e di audit.
• Mantenere la sicurezza dei nostri sistemi e prevenire abusi o frodi.

A volte potremmo dover gestire informazioni più sensibili, come informazioni sulla salute (ad esempio allergie o esigenze mediche) o informazioni legate a preoccupazioni di salvaguardia.

Utilizziamo queste informazioni solo quando necessario e prendiamo ulteriori precauzioni per mantenerle sicure e limitare chi può accedervi. La base giuridica dipenderà dalla situazione e può includere il consenso o gli interessi vitali in caso di emergenza.

I nostri collocamenti individuali per under 18 sono solo per i 16-17enni. Non collochiamo individualmente i minori di 16 anni. Per i viaggi di gruppo dei minori di 16 anni, l’alloggio può essere organizzato tramite un’organizzazione partner con i propri accordi di salvaguardia e protezione dei dati.

Per i collocamenti di under 18, la nostra politica prevede che l’host principale debba avere una verifica DBS individuale. Anche altri adulti normalmente residenti nella casa sono soggetti a verifiche dei precedenti penali.

Non condividiamo numeri di certificato DBS o copie di certificati DBS con studenti, genitori/tutori, scuole o agenti. Utilizziamo le informazioni relative al DBS per organizzare, verificare o registrare i controlli e valutare l’idoneità per i collocamenti di under 18.

Per organizzare e gestire un collocamento, dobbiamo condividere determinate informazioni tra la parte prenotante e la famiglia ospitante. Questa è una parte normale della fornitura del nostro servizio.

Potremmo condividere le informazioni del profilo host con studenti, genitori/tutori, scuole e agenti affinché possano considerare e confermare una prenotazione. Le informazioni del profilo host possono includere foto, dettagli della famiglia, strutture, regole della casa e informazioni generali su posizione/trasporti. In molti casi, i profili degli host vengono condivisi con scuole o agenti che poi li condividono con lo studente e/o il genitore/tutore come parte del processo di prenotazione.

Condividiamo le informazioni sulla prenotazione dello studente con la famiglia ospitante affinché l’host possa decidere se accettare la prenotazione e prepararsi ad accogliere lo studente. Questo include tipicamente il nome dello studente, età, date della prenotazione, dettagli di arrivo, dettagli di contatto di emergenza e qualsiasi esigenza di supporto o preferenza rilevante che lo studente/genitore/scuola/agente sceglie di condividere con noi. Non richiediamo copie del passaporto o documenti di visto per i collocamenti di alloggio.

Se non desideri che condividiamo le informazioni necessarie per organizzare un collocamento, potremmo non essere in grado di fornire il servizio.

Condividiamo i dati personali solo quando necessario per gli scopi indicati in questo Avviso. A seconda delle circostanze, questo può includere:

• Famiglie ospitanti (per prenotazioni studentesche).
• Studenti, genitori/tutori, scuole o agenti (per la selezione del collocamento e la gestione delle prenotazioni).
• Fornitori di servizi che supportano le nostre operazioni (ad esempio IT, email, archiviazione documenti e fornitori di pagamento).
• Consulenti professionali (ad esempio commercialisti, assicuratori, consulenti legali) dove necessario.
• Autorità competenti o servizi di emergenza quando c’è una seria preoccupazione per la sicurezza o siamo obbligati per legge (ad esempio polizia, servizi di salvaguardia delle autorità locali).
• Organizzazioni partner quando organizziamo l’alloggio tramite loro (ad esempio per alcuni viaggi di gruppo), dove applicabile.

Quando una scuola, un agente o un tutore organizza una prenotazione, possono essere un titolare del trattamento separato dei tuoi dati personali. Condivideremo informazioni con loro secondo necessità per fornire il servizio e gestire le preoccupazioni di salvaguardia e benessere.

Alcuni dei nostri clienti e partner hanno sede al di fuori del Regno Unito. In pratica, questo può includere la condivisione di profili host e informazioni sulla prenotazione con scuole, agenti, studenti e/o genitori/tutori al di fuori del Regno Unito come parte del processo di prenotazione.

Quando i dati personali vengono trasferiti al di fuori del Regno Unito, adottiamo misure per garantire che siano in atto garanzie appropriate. A seconda della destinazione e delle circostanze, questo può includere il ricorso alle normative di adeguatezza del Regno Unito o l’utilizzo di protezioni contrattuali approvate.

Utilizziamo misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati personali, come controlli di accesso e sistemi sicuri. Nessun metodo di trasmissione o archiviazione è completamente privo di rischi, ma adottiamo misure ragionevoli per ridurre i rischi.

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario agli scopi indicati in questo Avviso, incluso per soddisfare requisiti legali, contabili, assicurativi e di salvaguardia.

Poiché le esigenze di conservazione variano in base al tipo di documento, rivediamo i dati di tanto in tanto e li eliminiamo o li rendiamo anonimi in modo sicuro quando non sono più necessari. Potremmo conservare alcuni documenti più a lungo quando necessario per gestire reclami, rivendicazioni legali o quando siamo obbligati a conservare i documenti per legge (ad esempio per fini fiscali e contabili).

Hai diritti ai sensi della legge britannica sulla protezione dei dati. Questi includono il diritto di:

• Essere informato su come vengono utilizzati i tuoi dati.
• Accedere a una copia dei tuoi dati personali.
• Correggere dati inesatti o incompleti.
• Richiedere la cancellazione dei tuoi dati (in determinate circostanze).
• Limitare come vengono utilizzati i tuoi dati (in determinate circostanze).
• Opporti al trattamento basato su interessi legittimi (incluso il marketing diretto).
• Richiedere la portabilità dei dati (in determinate circostanze).
• Ritirare il consenso quando il trattamento è basato sul consenso.

Per esercitare i tuoi diritti, contattaci usando i dettagli nel riquadro “In sintesi”. Potremmo dover verificare la tua identità prima di rispondere. Risponderemo entro un mese. Per richieste complesse, potremmo estendere questo di fino a due mesi e spiegheremo perché.

Non prendiamo decisioni su di te basate esclusivamente su elaborazione automatizzata che produce effetti legali (o similmente significativi).

Potremmo inviare comunicazioni relative al servizio sulla tua prenotazione o sui tuoi accordi di ospitalità. Quando inviamo comunicazioni di marketing, puoi cancellarti in qualsiasi momento usando l’opzione di disiscrizione fornita o contattandoci.

Il nostro sito web può utilizzare cookie e tecnologie simili per funzionare e per capire come le persone lo utilizzano. Puoi gestire i cookie tramite le impostazioni del tuo browser e, dove disponibile, tramite le nostre impostazioni dei cookie sul sito web.

Se hai dubbi su come utilizziamo i tuoi dati personali, contattaci prima così possiamo provare a risolvere il problema. Hai anche il diritto di presentare un reclamo al regolatore britannico, l’Information Commissioner’s Office (ICO).

Rivediamo regolarmente questo Avviso e potremmo aggiornarlo per riflettere i cambiamenti nella legge o nel modo in cui operiamo. L’ultima versione sarà pubblicata sul nostro sito web.

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• Politica Prevent