Veri Koruma Bildirimi

London Homestays, Home from Home Student Services Ltd tarafından sunulan bir hizmettir. Aile yanı konaklamaları ve uygun olduğu durumlarda öğrenci yurtları düzenliyoruz.

Aynı şirket bünyesinde dil kurslarına yönelik ilişkili bir web sitesi olan UK Study English’i (eskiden London Study English) de işletiyoruz. Her iki hizmeti de kullanıyorsanız, sorgunuzu veya rezervasyonunuzu işlemek için gerekli olduğu durumlarda sınırlı iletişim ve rezervasyon/sorgu bilgilerini aralarında paylaşabiliriz.

Bu Bildirim, şu durumlarda kişisel verileri nasıl topladığımızı, kullandığımızı, sakladığımızı ve paylaştığımızı açıklar: (a) bizim aracılığımızla konaklama rezervasyonu yaptığınızda, (b) ev sahibi olmak veya bizimle çalışma başvurusunda bulunduğunuzda veya (c) web sitemiz, telefon veya e-posta aracılığıyla bizimle iletişime geçtiğinizde.

Kişisel verileri üçüncü taraflara satmıyoruz.

Topladığımız bilgiler bizimle olan ilişkinize bağlı olarak değişir. Aşağıdakileri içerebilir:

• Kimlik ve iletişim bilgileri (ad, doğum tarihi, uyruk, iletişim bilgileri).
• Rezervasyon bilgileri (tarihler, tercihler, varış detayları, acil durum iletişim bilgileri).
• Okul, acente veya vasi bilgileri (uygun olduğu durumlarda).
• Bizimle paylaşmayı tercih ettiğiniz destek ihtiyaçları (örneğin tıbbi/beslenme ihtiyaçları veya erişilebilirlik gereksinimleri).
• Bizimle iletişimler (e-postalar, mesajlar, dile getirilen konulara ilişkin notlar).

• Kimlik ve iletişim bilgileri (ad, adres, telefon/e-posta).
• Yerleştirmeler için kullanılan ev sahibi profil bilgileri (örneğin hane halkı detayları, olanaklar, ev kuralları, genel konum/ulaşım bilgileri ve sağlanan fotoğraflar).
• Ev değerlendirmeleri ve incelemelerden elde edilen uygunluk ve güvenlik bilgileri.
• Yerleştirmeler için gerekli olduğunda sabıka kaydı kontrol durumu/bilgileri (Bölüm 5’e bakınız).
• Ev sahipliği ücretlerinin ödenmesi için banka/ödeme bilgileri.
• Bizimle iletişimler (e-postalar, mesajlar, yerleştirmelere ilişkin notlar).

• İş iletişim bilgileri (ad, görev, e-posta/telefon, kurum).
• Rezervasyon ve yerleştirme iletişimleri.

Başka birinin kişisel verilerini sağlıyorsanız (örneğin bir hane halkı üyesi veya acil durum irtibat kişisi), bu kişinin bilgilerini paylaştığınızdan haberdar olmasını sağlamalı ve kendisini bu Bildirime yönlendirmelisiniz.

Birleşik Krallık veri koruma mevzuatı, kişisel verileri kullanmak için yasal bir dayanağa sahip olmamızı gerektirir. En sık başvurduğumuz yasal dayanaklar şunlardır:

• Sözleşme – talep ettiğiniz hizmetleri sunmak için (örneğin bir rezervasyonun düzenlenmesi ve yönetilmesi).
• Meşru menfaatler – işimizi güvenli ve etkili bir şekilde yürütmek için (örneğin hizmetlerin iyileştirilmesi, dolandırıcılığın önlenmesi ve koruma ile refah desteği).
• Yasal yükümlülük – yasal gereksinimleri karşılamak için (örneğin vergi ve muhasebe kayıtları).
• Rıza – talebimiz üzerine (örneğin belirli pazarlama iletişimleri). Rızanızı istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
• Hayati çıkarlar – acil bir durumda birinin hayatını korumak için.

Kişisel verileri genellikle aşağıdaki amaçlarla kullanırız:

• Ev sahibi ailelerden gelen başvuruları değerlendirmek ve ev sahibi hesaplarını yönetmek.
• Konaklama düzenlemek ve rezervasyonları uygun konaklamaya eşleştirmek.
• Ev sahibi ailenin bir rezervasyonu değerlendirmesi ve kabul etmesi için gerekli bilgileri paylaşmak ve onaylanan rezervasyonu desteklemek.
• Varışları, ayrılışları ve devam eden yerleştirme desteğini yönetmek.
• Soruları, şikâyetleri ve yerleştirme sorunlarını ele almak.
• Ödemeleri yapmak, fatura düzenlemek ve hesapları yönetmek.
• Öğrencileri, ev sahibi aileleri ve hane halkı üyelerini korumaya yardımcı olmak (koruma ve refah endişelerini de kapsayacak şekilde).
• Yasal, düzenleyici, sigorta ve denetim gereksinimlerini karşılamak.
• Sistemlerimizin güvenliğini sağlamak ve kötüye kullanım veya dolandırıcılığı önlemek.

Bazen sağlık bilgileri (örneğin alerjiler veya tıbbi ihtiyaçlar) veya koruma endişelerine bağlı bilgiler gibi daha hassas bilgileri işleyebiliriz.

Bu bilgileri yalnızca gerekli olduğunda kullanırız ve güvenliğini sağlamak ile erişimi sınırlandırmak için ekstra özen gösteririz. Yasal dayanak duruma bağlı olarak değişecek olup rızayı veya acil durumlarda hayati çıkarları içerebilir.

18 yaş altı bireysel yerleştirmelerimiz yalnızca 16-17 yaş için geçerlidir. 16 yaşından küçükleri bireysel olarak yerleştirmiyoruz. 16 yaş altı grup seyahatleri için konaklama, kendi koruma ve veri koruma düzenlemelerine sahip bir ortak kurum aracılığıyla düzenlenebilir.

18 yaş altı yerleştirmeler için politikamız gereği, ana ev sahibinin bireysel bir DBS kontrolüne sahip olması gerekir. Evde normal olarak ikamet eden diğer yetişkinler de sabıka kaydı kontrolüne tâbidir.

DBS sertifika numaralarını veya DBS sertifika kopyalarını öğrenciler, ebeveynler/vasiler, okullar veya acentelerle paylaşmıyoruz. DBS ile ilgili bilgileri kontrolleri düzenlemek, doğrulamak veya kaydetmek ve 18 yaş altı yerleştirmeler için uygunluğu değerlendirmek amacıyla kullanıyoruz.

Bir yerleştirmeyi düzenlemek ve yönetmek için, rezervasyon yapan taraf ile ev sahibi hane arasında belirli bilgilerin paylaşılması gerekir. Bu, hizmetimizi sunmanın normal bir parçasıdır.

Öğrencilerin, ebeveynlerin/vasilerin, okulların ve acentelerin bir rezervasyonu değerlendirip onaylayabilmesi için ev sahibi profil bilgilerini paylaşabiliriz. Ev sahibi profil bilgileri fotoğrafları, hane halkı detaylarını, olanakları, ev kurallarını ve genel konum/ulaşım bilgilerini içerebilir. Birçok durumda, ev sahibi profilleri okullar veya acentelerle paylaşılır ve onlar da rezervasyon sürecinin bir parçası olarak bunları öğrenci ve/veya ebeveyn/vasi ile paylaşırlar.

Ev sahibi ailenin rezervasyonu kabul edip edemeyeceğine karar vermesi ve öğrenciyi ağırlamaya hazırlanması için öğrenci rezervasyon bilgilerini ev sahibi hane ile paylaşıyoruz. Bu genellikle öğrencinin adını, yaşını, rezervasyon tarihlerini, varış detaylarını, acil durum iletişim bilgilerini ve öğrencinin/ebeveynin/okulun/acentenin bizimle paylaşmaya karar verdiği ilgili destek ihtiyaçlarını veya tercihlerini içerir. Konaklama yerleştirmeleri için pasaport kopyası veya vize belgesi talep etmiyoruz.

Bir yerleştirme düzenlemek için gerekli bilgileri paylaşmamızı istemiyorsanız, hizmeti sunamayabiliriz.

Kişisel verileri yalnızca bu Bildirimde belirtilen amaçlar için gerekli olduğunda paylaşıyoruz. Koşullara bağlı olarak aşağıdakileri içerebilir:

• Ev sahibi haneler (öğrenci rezervasyonları için).
• Öğrenciler, ebeveynler/vasiler, okullar veya acenteler (yerleştirme seçimi ve rezervasyon yönetimi için).
• Operasyonlarımızı destekleyen hizmet sağlayıcılar (örneğin BT, e-posta, belge depolama ve ödeme hizmeti sağlayıcıları).
• Gerekli olduğunda profesyonel danışmanlar (örneğin muhasebeciler, sigortacılar, hukuk danışmanları).
• Ciddi bir güvenlik endişesi olduğunda veya yasa gereği (örneğin polis, yerel yönetim koruma hizmetleri) ilgili makamlar veya acil servisler.
• Konaklamayı onlar aracılığıyla düzenlediğimiz ortak kuruluşlar (örneğin belirli grup seyahatleri için), uygun olduğu durumlarda.

Bir okul, acente veya vasi rezervasyon düzenlediğinde, kişisel verileriniz bakımından ayrı bir veri sorumlusu olabilirler. Hizmeti sunmak ve koruma ile refah endişelerini yönetmek için gerekli olduğunca bilgileri onlarla paylaşacağız.

Müşterilerimizden ve ortaklarımızdan bazıları Birleşik Krallık dışında bulunmaktadır. Pratikte bu, rezervasyon sürecinin bir parçası olarak ev sahibi profillerini ve rezervasyon bilgilerini Birleşik Krallık dışındaki okullar, acenteler, öğrenciler ve/veya ebeveynler/vasiler ile paylaşmayı içerebilir.

Kişisel veriler Birleşik Krallık dışına aktarıldığında, uygun güvence önlemlerinin alınmasını sağlamak için adımlar atarız. Hedefe ve koşullara bağlı olarak, bu Birleşik Krallık yeterlilik düzenlemelerine dayanmayı veya onaylanmış sözleşmeye dayalı korumalar kullanmayı içerebilir.

Kişisel verileri korumaya yardımcı olmak için erişim kontrolleri ve güvenli sistemler gibi uygun teknik ve organizasyonel önlemler kullanıyoruz. Hiçbir iletim veya depolama yöntemi tamamen risksiz değildir, ancak riskleri azaltmak için makul adımlar atıyoruz.

Kişisel verileri, yasal, muhasebe, sigorta ve koruma gereksinimlerini karşılamak da dâhil olmak üzere, yalnızca bu Bildirimde belirtilen amaçlar için ihtiyaç duyduğumuz süre boyunca saklarız.

Saklama ihtiyaçları kayıt türüne göre değiştiğinden, verileri zaman zaman gözden geçiririz ve artık gerekli olmadığında güvenli bir şekilde siler veya anonimleştiririz. Şikâyetleri, yasal talepleri ele almak için veya yasalar gereği kayıt tutmamızın gerekli olduğu durumlarda (örneğin vergi ve muhasebe için) bazı kayıtları daha uzun süre saklayabiliriz.

Birleşik Krallık veri koruma mevzuatı kapsamında haklarınız vardır. Bunlar şu hakları içerir:

• Verilerinizin nasıl kullanıldığına dair bilgilendirilme hakkı.
• Kişisel verilerinizin bir kopyasına erişim hakkı.
• Yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesi hakkı.
• Belirli durumlarda verilerinizin silinmesini talep etme hakkı.
• Belirli durumlarda verilerinizin kullanımının kısıtlanması hakkı.
• Meşru menfaatlere dayalı işlemeye itiraz etme hakkı (doğrudan pazarlama dâhil).
• Belirli durumlarda veri taşınabilirliği talep etme hakkı.
• İşlemenin rızaya dayandığı durumlarda rızanızı geri çekme hakkı.

Haklarınızı kullanmak için “Genel bakış” bölümündeki iletişim bilgilerini kullanarak bizimle iletişime geçin. Yanıtlamadan önce kimliğinizi doğrulamamız gerekebilir. Bir ay içinde yanıtlayacağız. Karmaşık talepler için bu süreyi iki aya kadar uzatabiliriz ve nedenini açıklayacağız.

Yasal (veya benzer şekilde önemli) etkiler yaratan, yalnızca otomatik işlemeye dayalı kararlar almıyoruz.

Rezervasyonunuz veya ev sahipliği düzenlemelerinizle ilgili hizmet iletişimleri gönderebiliriz. Pazarlama iletişimleri gönderdiğimizde, sağlanan abonelikten çıkma seçeneğini kullanarak veya bizimle iletişime geçerek istediğiniz zaman vazgeçebilirsiniz.

Web sitemiz, işlevselliğine yardımcı olmak ve insanların siteyi nasıl kullandığını anlamak için çerezler ve benzer teknolojiler kullanabilir. Çerezleri tarayıcı ayarlarınız aracılığıyla ve mevcut olduğunda web sitemizdeki çerez ayarları aracılığıyla yönetebilirsiniz.

Kişisel verilerinizi nasıl kullandığımıza ilişkin endişeleriniz varsa, sorunu çözmeye çalışmamız için lütfen önce bizimle iletişime geçin. Ayrıca Birleşik Krallık düzenleyicisi olan Information Commissioner’s Office’e (ICO) şikâyette bulunma hakkınız da vardır.

Bu Bildirimi düzenli olarak gözden geçiririz ve yasalardaki veya işletme şeklimizdeki değişiklikleri yansıtmak için güncelleyebiliriz. En son sürüm web sitemizde yayınlanacaktır.

• Güvenlik merkezi
• Çocuk Koruma Politikası
• Prevent Politikası