Aviso de Protección de Datos

London Homestays es un servicio prestado por Home from Home Student Services Ltd. Organizamos estancias en familias de acogida y, en su caso, residencias de estudiantes.

También operamos un sitio web relacionado para cursos de idiomas, UK Study English (anteriormente London Study English), bajo la misma empresa. Si utiliza ambos servicios, podemos compartir información limitada de contacto y de reservas/consultas entre ellos cuando sea necesario para gestionar su consulta o reserva.

Este Aviso explica cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y compartimos datos personales cuando usted: (a) reserva alojamiento a través de nosotros, (b) solicita ser familia anfitriona o colaborar con nosotros, o (c) se pone en contacto con nosotros a través de nuestro sitio web, teléfono o correo electrónico.

No vendemos datos personales a terceros.

La información que recopilamos depende de su relación con nosotros. Puede incluir:

• Datos de identidad y contacto (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, datos de contacto).
• Información de la reserva (fechas, preferencias, datos de llegada, datos de contacto de emergencia).
• Datos de la escuela, agente o tutor legal (cuando proceda).
• Necesidades de apoyo que decida compartir con nosotros (por ejemplo, necesidades médicas/dietéticas o requisitos de accesibilidad).
• Comunicaciones con nosotros (correos electrónicos, mensajes, notas sobre incidencias planteadas).

• Datos de identidad y contacto (nombre, dirección, teléfono/correo electrónico).
• Información del perfil de la familia anfitriona utilizada para las colocaciones (por ejemplo, detalles del hogar, instalaciones, normas de la casa, información general de ubicación/transporte y fotografías cuando se proporcionan).
• Información de idoneidad y seguridad procedente de evaluaciones y revisiones del hogar.
• Estado/información de verificación de antecedentes penales cuando sea necesario para las colocaciones (véase la Sección 5).
• Datos bancarios/de pago para el abono de las tarifas de alojamiento.
• Comunicaciones con nosotros (correos electrónicos, mensajes, notas sobre colocaciones).

• Datos de contacto profesional (nombre, cargo, correo electrónico/teléfono, organización).
• Comunicaciones relativas a reservas y colocaciones.

Si proporciona datos personales de otra persona (por ejemplo, un miembro del hogar o un contacto de emergencia), debe asegurarse de que dicha persona sepa que ha compartido sus datos y remitirla a este Aviso.

La legislación británica de protección de datos exige que dispongamos de una base legal para utilizar datos personales. Las bases legales más comunes en las que nos basamos son:

• Contrato – para prestar los servicios que usted solicita (por ejemplo, organizar y gestionar una reserva).
• Intereses legítimos – para gestionar nuestro negocio de forma segura y eficaz (por ejemplo, mejorar los servicios, prevenir el fraude y apoyar la protección y el bienestar).
• Obligación legal – para cumplir con los requisitos legales (por ejemplo, registros fiscales y contables).
• Consentimiento – cuando lo solicitamos (por ejemplo, determinadas comunicaciones de marketing). Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
• Intereses vitales – para proteger la vida de una persona en caso de emergencia.

Normalmente utilizamos los datos personales para los siguientes fines:

• Evaluar las solicitudes de las familias anfitrionas y gestionar sus cuentas.
• Organizar el alojamiento y asignar las reservas al alojamiento adecuado.
• Compartir la información necesaria para que una familia anfitriona considere y acepte una reserva, y apoyar la reserva una vez confirmada.
• Gestionar llegadas, salidas y el apoyo continuo durante la estancia.
• Atender consultas, reclamaciones e incidencias relacionadas con las colocaciones.
• Realizar pagos, emitir facturas y gestionar cuentas.
• Ayudar a proteger a los estudiantes, las familias anfitrionas y los miembros del hogar (incluidas las preocupaciones de protección y bienestar).
• Cumplir con los requisitos legales, regulatorios, de seguros y de auditoría.
• Mantener la seguridad de nuestros sistemas y prevenir el uso indebido o el fraude.

En ocasiones podemos tratar información de carácter más sensible, como información sanitaria (por ejemplo, alergias o necesidades médicas) o información relacionada con preocupaciones de protección.

Solo utilizamos esta información cuando es necesario y tomamos precauciones adicionales para mantenerla segura y limitar quién puede acceder a ella. La base legal dependerá de la situación y puede incluir el consentimiento o los intereses vitales en caso de emergencia.

Nuestras colocaciones individuales para menores de 18 años son únicamente para edades de 16 a 17 años. No realizamos colocaciones individuales para menores de 16 años. Para viajes de grupo de menores de 16 años, el alojamiento puede organizarse a través de una organización asociada con sus propios acuerdos de protección y protección de datos.

Para las colocaciones de menores de 18 años, nuestra política establece que la familia anfitriona principal debe contar con una verificación DBS individual. Los demás adultos que residan habitualmente en el hogar también están sujetos a verificaciones de antecedentes penales.

No compartimos números de certificados DBS ni copias de certificados DBS con estudiantes, padres/tutores legales, escuelas o agentes. Utilizamos la información relacionada con el DBS para organizar, verificar o registrar las comprobaciones y evaluar la idoneidad para las colocaciones de menores de 18 años.

Para organizar y gestionar una colocación, necesitamos compartir cierta información entre la parte que realiza la reserva y el hogar anfitrión. Esto forma parte normal de la prestación de nuestro servicio.

Podemos compartir información del perfil de la familia anfitriona con estudiantes, padres/tutores legales, escuelas y agentes para que puedan considerar y confirmar una reserva. La información del perfil puede incluir fotografías, detalles del hogar, instalaciones, normas de la casa e información general de ubicación/transporte. En muchos casos, los perfiles de las familias anfitrionas se comparten con escuelas o agentes que luego los comparten con el estudiante y/o padre/tutor legal como parte del proceso de reserva.

Compartimos la información de reserva del estudiante con el hogar anfitrión para que la familia pueda decidir si puede aceptar la reserva y prepararse para alojar al estudiante. Normalmente esto incluye el nombre del estudiante, la edad, las fechas de la reserva, los datos de llegada, los datos de contacto de emergencia y cualquier necesidad de apoyo o preferencia relevante que el estudiante/padre/escuela/agente decida compartir con nosotros. No exigimos copias de pasaportes ni documentos de visado para las colocaciones de alojamiento.

Si no desea que compartamos la información necesaria para organizar una colocación, es posible que no podamos prestar el servicio.

Compartimos datos personales solo cuando es necesario para los fines establecidos en este Aviso. Dependiendo de las circunstancias, esto puede incluir:

• Hogares anfitriones (para reservas de estudiantes).
• Estudiantes, padres/tutores legales, escuelas o agentes (para la selección de colocaciones y la gestión de reservas).
• Proveedores de servicios que apoyan nuestras operaciones (por ejemplo, proveedores de TI, correo electrónico, almacenamiento de documentos y servicios de pago).
• Asesores profesionales (por ejemplo, contables, aseguradoras, asesores jurídicos) cuando sea necesario.
• Autoridades pertinentes o servicios de emergencia cuando exista una preocupación grave de seguridad o cuando la ley lo exija (por ejemplo, policía, servicios de protección de la autoridad local).
• Organizaciones asociadas cuando organizamos el alojamiento a través de ellas (por ejemplo, para determinados viajes de grupo), cuando proceda.

Cuando una escuela, agente o tutor legal organiza una reserva, pueden ser responsables independientes del tratamiento de sus datos personales. Compartiremos información con ellos según sea necesario para prestar el servicio y gestionar las preocupaciones de protección y bienestar.

Algunos de nuestros clientes y socios están ubicados fuera del Reino Unido. En la práctica, esto puede incluir el intercambio de perfiles de familias anfitrionas e información de reservas con escuelas, agentes, estudiantes y/o padres/tutores legales fuera del Reino Unido como parte del proceso de reserva.

Cuando los datos personales se transfieren fuera del Reino Unido, tomamos medidas para garantizar que se apliquen las salvaguardas adecuadas. Dependiendo del destino y las circunstancias, esto puede incluir basarnos en las regulaciones de adecuación del Reino Unido o utilizar protecciones contractuales aprobadas.

Utilizamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para ayudar a proteger los datos personales, como controles de acceso y sistemas seguros. Ningún método de transmisión o almacenamiento está completamente libre de riesgos, pero tomamos medidas razonables para reducirlos.

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo que los necesitemos para los fines establecidos en este Aviso, incluido el cumplimiento de requisitos legales, contables, de seguros y de protección.

Dado que las necesidades de conservación varían según el tipo de registro, revisamos los datos periódicamente y los eliminamos de forma segura o los anonimizamos cuando ya no son necesarios. Podemos conservar algunos registros durante más tiempo cuando sea necesario para atender reclamaciones, demandas legales o cuando la ley nos obligue a conservar registros (por ejemplo, por motivos fiscales y contables).

Usted tiene derechos en virtud de la legislación británica de protección de datos. Estos incluyen el derecho a:

• Ser informado sobre cómo se utilizan sus datos.
• Acceder a una copia de sus datos personales.
• Rectificar datos inexactos o incompletos.
• Solicitar la supresión de sus datos (en determinadas circunstancias).
• Restringir cómo se utilizan sus datos (en determinadas circunstancias).
• Oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos (incluido el marketing directo).
• Solicitar la portabilidad de los datos (en determinadas circunstancias).
• Retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento.

Para ejercer sus derechos, póngase en contacto con nosotros utilizando los datos de la sección “De un vistazo”. Es posible que necesitemos verificar su identidad antes de responder. Responderemos en el plazo de un mes. Para solicitudes complejas, podemos ampliar este plazo hasta dos meses y le explicaremos el motivo.

No tomamos decisiones sobre usted basadas únicamente en el tratamiento automatizado cuando ello produzca efectos legales (o igualmente significativos).

Podemos enviar comunicaciones relacionadas con el servicio sobre su reserva o sus acuerdos de alojamiento. Cuando enviemos comunicaciones de marketing, puede darse de baja en cualquier momento utilizando la opción de cancelación de suscripción proporcionada o poniéndose en contacto con nosotros.

Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para ayudar a su funcionamiento y para comprender cómo lo utilizan las personas. Puede gestionar las cookies a través de la configuración de su navegador y, cuando esté disponible, a través de nuestra configuración de cookies en el sitio web.

Si tiene preocupaciones sobre cómo utilizamos sus datos personales, póngase en contacto con nosotros primero para que podamos intentar resolver el problema. También tiene derecho a presentar una reclamación ante el regulador del Reino Unido, la Information Commissioner’s Office (ICO).

Revisamos este Aviso periódicamente y podemos actualizarlo para reflejar cambios en la legislación o en nuestra forma de operar. La versión más reciente se publicará en nuestro sitio web.

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